De effecten van opslagcapaciteit ervaren met serious gaming

Voorraad is belangrijk voor een goede klanten service. De uitdaging van voorraad is om te bepalen wat het gewenste voorraadniveau moet zijn. Te weinig voorraad betekent een gefrustreerde klant die mogelijk de order bij een ander gaat plaatsen. Teveel voorraad betekent niet alleen kosten maar is ook een risico dat het vroegtijdig bederft of dat het niet verkocht gaat worden. Last-but-not-least betekent teveel voorraad ook dat opslagcapaciteit inefficiënt gebruikt wordt. In dit artikel willen ik ingaan op voorraad en toelichten hoe je de effecten van voorraadbeheer door middel van serious gaming kan ervaren.

 

Voorraad (niveau) wordt door 5 factoren beïnvloed. Elke factor staat voor een belang, waarbij de belangen tegenstrijdig kunnen zijn. Dat maakt het hele voorraadvraagstuk ook zo complex.

 

 

De 5 factoren zijn: Assortiment, Verkoop, Inkoop of productie, Finance en Magazijn. Deze factoren en de onderliggende belangen zullen nu nader worden toegelicht.

 

 

De basis voor de voorraad en het voorraadniveau is het assortiment. Voor veel organisaties is het belangrijk om een goed assortiment te hebben zodat de klant goed geholpen kan worden denk hierbij aan het one-stop-shop principe. Een groter assortiment betekent meer voorraad, in de praktijk zelfs meer dan evenredig omdat er van ieder product vaak een minimum voorraad wordt aangehouden. Het toevoegen van item is veel gemakkelijker dan het uitfaseren.

 

De belangrijkste strategische keuze is de keuze voor het Klantenorder-ontkoppelpunt. De 2 meest gebruikte varianten zijn "make-to-order" en "make-to-stock". Dit is nauw verbonden met de klantbelofte met betrekking tot de levertijd. Vanuit het oogpunt van Verkoop is iedere klant belangrijk evenals een snelle levertijd. Vaak wordt verkoop betrokken bij forecasting. Omdat Verkoop vaak sterk gekoppeld is aan doelstellingen zal eerder de doelstelling benoemd worden als de daadwerkelijke verwachting. 

 

 

Wanneer de voorraad afhangt van inkoop of productie dan wordt het voorraadniveau beïnvloed door de levertijd en bestelseriegrootte. De levertijd is sterk afhankelijk van de flexibiliteit van de leverancier of eigen productie. De bestelgrootte ze kan door de leverancier of eigen productie zijn vastgesteld. De hoogte wordt meestal bepaald door een afweging tussen inkoopkosten, levertijd en voorraadkosten. Omdat de vraag grillig kan zijn moet er ook rekening gehouden worden met een veiligheidsvoorraad. Wat ook een belangrijke rol speelt is de transportafstand. Als de producten per boot uit Azië moeten komen dan zal er voor een grotere periode overbrugging moeten zijn. 

 

 

Bij voorraad gaat het ingekochte of geproduceerde producten. Concreet betekent dit dat er kosten zijn gemaakt om de producten of grondstoffen in te kopen en bij productie om deze grondstoffen in eindproducten om te zetten. Een te hoge voorraad zal de cashflow negatief beïnvloeden wat op korte termijn tot problemen kan leiden. Om die reden zal Finance graag een vinger aan de pols willen houden en aan de bel willen trekken wanneer de actuele voorraadwaarde hoger uitvalt als gebudgetteerd.

 

Bij Verkoop, Inkoop, Productie en Finance zijn voorraad (niveau) getallen. Bij het Magazijn komt er  nog een ander aspect om te hoek kijken en dat is opslagcapaciteit. Een magazijn heeft een aantal dimensies (breedte, lengte en hoogte), daarbinnen kun je optimaliseren maar vol is vol. Uiteraard zijn er mogelijkheden om magazijn capaciteit bij te huren of te bouwen, maar dat neemt extra logistiek en/of extra kosten met zich mee. Wat ook een rol speelt is de omloopsnelheid. Producten met een hoge omloopsnelheid zal capaciteit niet snel een probleem vormen, maar wanneer de omloopsnelheid afneemt of zelfs nul wordt dan kan dit gemakkelijk tot capaciteitsproblemen leiden. In de praktijk blijkt dat in veel magazijnen circa 20-30 procent producten bevat die niet of nauwelijks bewegen.

 

 

Uit de toelichting op Magazijn blijkt dat in de praktijk opslagcapaciteit een realistisch probleem is. Dus is dit een uitdagend aspect om ook in serious gaming tot uiting te laten komen. In het magazijn komen de 5 factoren samen en blijkt hoe belangrijk het samenspel tussen Assortiment, Verkoop, Inkoop/Productie, Finance en Magazijn is. Juist door het te ervaren wordt de complexiteit van dit samenspel duidelijk. 

 

De Operations- and Supply Chain Management game zijn daarom uitgebreid met een optie van voorraadcapaciteit met restricties. Dit geeft de mogelijkheid om de effecten te ervaren en met verschillende scenario's te experimenteren:

 

 

Door het aantal opslagposities van eindproducten (maar ook grondstoffen) te beperken kunnen deelnemers de effecten van opslagcapaciteit ervaren worden. Vervolgens kan geëxperimenteerd worden met oplossingen als: make-to-order, assemble-to-order en/of flow.

 

 

Door voorraad in het magazijn te plaatsen waar geen of minimale vraag naar is kunnen deelnemers de effecten van deze blokkades ervaren.Vervolgens kan geëxperimenteerd worden met oplossingen als assortimentsbeheer en "uitverkoop".

 

 

Door het bij huren of bijkopen van opslagcapaciteit kunnen de deelnemers de effecten van toenemende logistieke complexiteit of kosten (investering) ervaren. Vervolgens kan met de oplossingen geëxperimenteerd worden.

De Operations Management game en de Supply Management game zijn opslagrestricties ingebouwd. Hierdoor ontstaat een zeer realistische ervaring. Nieuwsgierig? Neem vrijblijvend contact op!