Ervaar Quick Responsive Management met serious gaming

Quick Responsive Management probeert tijdverlies in de supply chain te minimaliseren. Door middel van slim organiseren van de processen kunnen operationele en administratieve processen worden versneld. Hoewel het opzetten van lean processen interessant is is dit niet voor elke organisatie de oplossing. Deze methodiek is een strategische invulling voor organisaties voor wie forecasten en plannen lastig zijn door de grilligheid van de markt en klanten die ze bedienen. Het voordeel van serious gaming is dat de methodiek kan worden toegepast en ervaren zodat het niet alleen maar een papieren case is aangevuld met wishful thinking maar een positieve ervaring met vertrouwen dat Quick Responsive Management is goede stap voorwaarts is.

 

De grondlegger is professor Rajan Suri die deze methodiek aan de hand van vier principes beschrijft. De eerste publicaties komen uit 1981. Toch duurde het nog tot 1993 voordat het eerste Quick Responsive Management Centre wordt opgericht en in 2006 werd deze methodiek voor het eerst door een Nederlands bedrijf toegepast. De methodiek is niet verrassend nieuw maar biedt wel een systematische aanpak.

 

 

De levertermijn van producten speelt een belangrijke rol en een langere levertermijn kan een significante impact hebben op organisaties. Als een levertermijn langer wordt dan verwacht dan geeft dat een aantal consequenties: hogere kosten door langere opslag, aanpassing productieplanning met mogelijke vertraging van meer orders en zelfs de kans dat orders moeten geweigerd. Al deze kosten bij elkaar opgeteld kunnen wel vier tot vijf keer keer hoger zijn dan de feitelijke opdracht. Dit is een duidelijke illustratie hoe belangrijk (doorloop)tijd is. Quick Response Management is er erg op gefocust om deze doorlooptijd te reduceren.

 

 

Een traditioneel ingericht bedrijf bestaat vaak uit afdelingen die weer uit medewerkers bestaan die vaak een specifieke taak hebben. Als een afdeling uit drie personen bestaat en één man is ziek dan zal de output lager worden, blijft er werk liggen en neemt de doorlooptijd toe. Bij Quick Response Management wordt het productieproces opgedeeld in cellen die vaak uit drie tot tien personen bestaan (dus over afdelingsgrenzen heen). Alle medewerkers in een cel kunnen dezelfde taken uitvoeren. Als er een medewerker ziek is kan een andere medewerker de productie toch afmaken.

 

 

Er zijn ook situaties die met verkorten van de doorlooptijd of het flexibeler inzetbaar maken van het personeel opgelost kunnen worden. Na toepassing van deze slimmigheden worden structurele bottle-necks zichtbaar. In dat geval is het noodzakelijk om de bottle-neck op te heffen en te investeren in productiecapaciteit uitbreiding. Hierbij is het belangrijk dat de capaciteit in de gewenste mate wordt uitgebreid en bij de beslissing focus ligt op de Return-on-Investment (ROI). 

 

 

Doorlooptijden komen primair voor in productieprocessen, maar niet uitsluitend. Ook andere afdelingen kunnen hierop invloed hebben denk maar eens aan inkoop die te laat kan bestellen of een latere leverdatum goedkeurt maar ook een financiële-afdeling die facturen te laat betaald of een ontwikkelafdeling die te laat is met het opleveren van een nieuwe innovatie.

 

Het verschil tussen Quick Response Management en Lean.

 

Bij Lean ligt de focus op het voorkomen van verspilling van resources zoals tijd, materialen, kennis en meer. Lean wordt toegepast in organisaties die op grotere (grootte) schaal produceren, grootte oplages hebben, een relatieve lage variatie in de vraag en personalisatie en waarbij, dankzij de slimme proces inrichting, het ene product gemakkelijk door het andere product vervangen kan worden (one-piece-flow).

 

Quick Responsive Management wordt vooral toegepast bij bedrijven die op kleinere schaal produceren, met kleinere oplages, hoge variatie in de vraag en personalisatie. Bij Quick Responsive Management ligt de nadruk in eerste instantie op het voorkomen van tijdverlies. Dit mag echter niet ten koste van de kwaliteit, dat heeft immers een averechts effect. Je zou kunnen zeggen dat Quick Responsive Management zich dus eigenlijk focust op het voorkomen van productgebreken.

 

Quick Responsive Management en serious gaming

 

In de Operations Management game en Supply Chain Management game wordt, in ieder geval in de eerste ronden, gewerkt met een mee traditionele organisatie inrichting waarbij de organisatie in afdelingen met gespecialiseerde medewerkers is ingericht. Daarnaast is er een management-afdeling de verantwoordelijk is voor de verkoop, de financiële administratie en natuurlijk het managen van de productie (en supply chain). Bij het spelen van de game kunnen een aantal interessante zaken worden geobserveerd:

 

Kracht van tijd: in eerste instantie moeten de deelnemers hun rol verkennen. De volgende stap is dat ze gaan samenwerken en op elkaar in gaan spelen. Flow ontstaat als ieder z'n rol en taken begrijpt en dit zo organiseert dat dit optimaal in het geheel past. De productiviteit en output wordt dan zichtbaar beter en ook de doorloop tijd verkort.

 

Organisatiestructuur: Omdat de medewerkers gespecialiseerd zijn en sterk aan een afdeling gebonden zie je dat afdelingen soms sterk overbelast zijn en op andere momenten onderbelast zijn of niets doen. Hierdoor gaat duidelijk capaciteit maar ook doorlooptijd verloren. Door medewerkers universeler inzetbaar te maken kan dit gemakkelijk worden voorkomen en kan de doorlooptijd zichtbaar worden verkort.

 

Systeemdynamiek: In elk proces zitten bottle-necks, tijdens de game is dit niet anders. Het slim oplossen van bottle-necks kan hier tot een significante verbetering leiden. In het boek "The Goal" van Eliyahu M. Goldratt wordt duidelijk gemaakt dat het elimineren van bottle-necks om een diep inzicht in het proces vraagt. Zeker als het om investeringen gaat is, door schaarste aan financiële middelen, het nemen van juiste beslissingen belangrijk. In de game kan hier mee geëxperimenteerd worden.

 

bedrijfsbrede aanpak: Naast het optimaal inrichten van de productie- en logistieke afdelingen wordt in de game ook duidelijk dat een goed op elkaar ingespeeld management belangrijk is. Dit onderschrijft en visualiseert het belang dat systematiek als Quick Response Management alleen maar succesvol kunnen zijn als dit bedrijfsbreed wordt toegepast.

Vanuit de theorie komen vaak vernieuwende inzichten die organisatie verder kunnen helpen in het verder optimaliseren van hun processen. In de praktijk duurt het soms langer voordat deze nieuwe inzichten worden opgepikt en toegepast. Serious gaming kan helpen om deze nieuwe inzichten te onderzoeken, te ervaren en aan de omstandigheden aan te passen. Door deze belangrijke tussenstap kan de kans op succesvolle toepassing aanzienlijk worden vergroot.