Sales and Operations Planning en serious gaming

Voorzien in klantbehoeftes en voldoen aan de klantvraag is voor veel organisaties een uitdaging. Verkoop en marketing zijn verantwoordelijk voor de klantcontacten en het binnenhalen van de orders, inkoop en productie zijn verantwoordelijk voor het inkopen en produceren van de noodzakelijke grondstoffen en producten. Om dit tot een succes te maken is een goede afstemming tussen verkoop/marketing en inkoop/productie erg belangrijk. Uiteraard speelt ook finance hierbij een belangrijke rol, het moet immers ook financieel haalbaar zijn. Een goede manier om dit te benaderen is de Sales & OPerations (S&OP) planning methodiek. Het effect hiervan kan goed ervaren worden door middel van serious gaming.

 

Een standaard Sales & OPerations planning methodiek of cyclus bestaat uit 4 stappen: Stap #1: Data verzamelen, Stap #2: Plannen van de vraag, Stap #3: Plannen van de supply en Stap 4: Uitvoering.

 

 

Deze 4 stappen zullen nader worden toegelicht en vervolgens zal een schets van de effecten en ervaringen door middel van serious gaming worden gegeven.

 

 

Sales and Operations Planning (S&OP) is een proces op tactisch niveau, om de ambities van sales, marketing en de supply chain af te stemmen op de financiële mogelijkheden en de klantbehoeften. De output is één haalbaar en gebalanceerd productieplan. De Sales & Operations Planning cyclus is bedoeld om de (interne) communicatie te verbeteren en de verschillende, soms tegenstrijdige, belangen in balans te brengen.

 

 

In deze stap wordt er vooral data verzameld en wordt daarbij naar het verleden gekeken en worden daaruit trends en/of patronen gedistilleerd. Daarnaast

is het belangrijk om daarnaast tot een zo nauwkeurig mogelijke vraagvoorspelling te komen, hierin moet bij voorkeur ook de klant betrokken worden. Uiteraard moet er ook gekeken worden naar belangrijke events die een effect op de vraag kunnen hebben.

 

 

In deze stap wordt de verzamelde data gecombineerd in een zogenaamde "Demand planning". Op basis van trends, en/of patronen, vraagvoorspelling en effecten van events wordt een planning opgesteld die door de betrokken partijen bekeken wordt. Hierin orden ook de strategische uitgangspunten van de organisatie meegenomen en belangrijke afspraken met klanten.

 

 

In deze stap wordt de Demand planning vertaald in een zogenaamde "Supply planning". Wat moet er geproduceerd worden en wat moet er worden ingekocht. Tevens moet getoetst worden of dit realistisch en haalbaar is. Daar waar bottle-necks zijn zullen gezamenlijk alternatieve oplossingen bedacht moeten worden en beslissingen genomen.

 

 

In deze laatste stap wordt uitvoering aan het plan gegeven. Tijdens de uitvoering kunnen er onverwachte gebeurtenissen optreden waarop gereageerd moet worden. Hierbij is het belangrijk dat de beslissing wederom in onderlinge afstemming zijn en dat, indien noodzakelijk, geleerd kan worden van deze situatie om daarmee soortgelijke problemen in de toekomst te voorkomen.

 

De Sales & Operations Planning cyclus moet een cyclus zijn, bijvoorbeeld maandelijks. De forecasting kan over een langere periode gaan, bijvoorbeeld 3 maand of langer, waarbij de forecasting maandelijks geactualiseerd wordt. Ook is het belangrijk om in dit overleg performance indicators zoals bijvoorbeeld het aantal stock-outs, op-tijd-geleverd, voorraadniveau, etc mee te nemen zodat de effecten van de beslissingen gemeten kunnen worden.

 

De toepassing van de methodiek van Sales & Operations planning zorgt ervoor dat organisaties meer pro-actief gaan worden en dat de onderlinge communicatie tussen de afdelingen verbeterd. Sales en marketing staan voor de uitdaging om de verkoopbudgetten te realiseren door orders binnen te halen. Productie en inkoop staan voor de uitdaging om voldoende voorraad te hebben wanneer de klantvraag daar is. Al deze afdelingen hebben hun eigen processen en onzekerheden. Juist door met elkaar in overleg te gaan, de onzekerheden te bespreken kan er een beter en meer afgewogen planning gemaakt worden. 

 

Door het proces van Sales & Operations Planning in serious gaming in te bouwen kan het effect van deze samenwerking ervaren worden en kan er met verschillende scenario's geëxperimenteerd worden:

 

 

Hierbij wordt het hele proces en de 4 stappen doorlopen. De data is de start voor het opzetten van de planning. Gedurende het planningsproces zullen de onzekerheden benoemd moeten worden en beslissingen genoemen. Uiteindelijk resulteert dit in een planning waarmee gestart zal worden.

 

 

Tijdens de uitvoering van de planning zullen er verschillen zijn tussen forecast en werkelijkheid. Hoe ga je met deze verschillen om en hoe wordt de planning daarop bijgestuurd.

 

 

Tijdens de uitvoering van de planning kunnen er ook grote afwijkingen ontstaan. Het kan zijn dat er een staking is waarbij grenzen, wegen of toegangspoorten zijn geblokkeerd. Hoe wordt er hierop gereageerd en hoe wordt de planning daarop bijgestuurd.

  

De Opererations Simulation game en de Supply Chain Simulation game bieden de mogelijkheid om het effect van Sales & OPerations (S&OP) planning te ervaren.