Serious gaming als add-on op het Proces Canvas

Het doel van veranderingsprocessen is om de waarde van de output van een organisatie te verbeteren. Veranderingsprocessen kunnen complex zijn. Dit heeft te maken met de inrichting van de organisatie maar ook door de complexiteit van noodzakelijke samenwerking. Om deze waarde te kunnen verbeteren moeten alle stakeholders betrokken worden. Dit betekent focussen op de waardestroom door een organisatie waarbij niet alleen naar de harde kant zoals processen en werkwijzen wordt gekeken maar ook naar de zachte kant van een organisatie zoals cultuur wordt gekeken. Een goed hulpmiddel om het veranderingsproces te doorlopen is het Proces Canvas  ontwikkeld door Renco Bakker, Willem Spronk en anderen.

 

 

Het Proces Canvas gaat over het Waarom, het Wat en het Hoe. Bij het Waarom gaat het om de noodzaak van verandering. Dit gaat vaak gepaard met stellen van lange termijn doel maar ook het duidelijk benoemen wat het resultaat van de waardestroom moet zijn. Bij de Wat vraag gaat het om de vaststelling welke processen veranderd moeten worden. Hierbij moet niet alleen naar de inrichting van de organisatie en processen gekeken worden maar ook naar de organisatiecultuur en het daarbij horend ongewenste en gewenste gedrag. Bij de Hoe vraag gaat het om de wijze waarop de verandering moet worden georganiseerd en hoe je van de "ist"-wert in de "sol"-wert wilt komen. 

 

Het Proces Canvas bestaat uit 12 elementen, die representatief zijn voor de stappen die in het veranderingsproces doorlopen kunnen worden: 

(1) Relevante belanghebbenden: Hierbij worden alle partijen in beeld gebracht die een belang hebben bij de waardestromen en hierbij een voordeel of nadeel hebben. Hierbij gaat het niet alleen om het huidige belang maar ook het belang in eventuele veranderingen. De leidende vraag is: Welke waarde creëren we voor wie?

 

(2) Strategische organisatiedoelen: Hierbij gaat het om hoe de organisatie doel kiest om succesvol bezig te zijn binnen de omgeving. Belangrijk is om hierbij te realiseren dat strategie voortdurend geëvalueerd moet worden aan de veranderende omgeving. De leidende vraag is: Hoe wil je de waarde creëren?

(3) Procescriteria vanuit de klant: Hierbij gaat het om duidelijk te krijgen welke eisen de klant stelt en welke wensen deze heeft. In principe is dit het belangrijkste vertrekpunt voor het ontwerpen en verbeteren van de processen. De leidende vraag is: Welke eisen worden aan de waardestromen gesteld?

(4) Sleutelprocessen: Hierbij gaat het om het in beeld brengen van de relevante waardestromen binnen de organisatie die voor de klanten relevant zijn. Hierbij moet onderscheid worden gemaakt tussen primaire- en secondaire-processen. De leidende vraagt is: Welke waardestromen heeft de organisatie?

(5) Knelpunten huidige werkwijze: Hierbij gaat het om de knelpunten of bottlenecks die de waardestromen kennen en belemmeren om een optimale waardestroom te leveren. Hierbij wordt gekeken naar de technische aspecten maar ook naar gedragsaspecten. Techniek kan een beperking zijn, maar groepscultuur ook. De leidende vraagt is: Waar kan de waardetoevoeging beter?

(6) Storend gedrag: Hierbij gaat het om met name om de niet-constructieve gedragingen in de groepsdynamiek en van de individuen die de waardestromen belemmeren. De leidende vraag is: Wat zijn de sociale verstoringen in de waardestroom?

(7) Beoogde werkwijze: Hierbij gaat het om het gezamenlijk definiëren van het waardecreatie proces zo dat het voldoet aan alle belanghebbende. Hierbij speelt de klant een belangrijke rol maar ook andere belanghebbenden. Vaak zijn er meerdere iteratieve stappen nodig om dit te ontdekken. De leidende vraag is: Hoe ziet de verbeterde waardestroom er uit?

(8) Gewenst gedrag: Hierbij gaat het om het gedrag dat nodig is om het gedrag dat nodig is om de waardestroom zoals deze bij de beoogde werkwijze benoemd is. Belangrijk is om je te realiseren dat technische aanpassingen relatief makkelijk te realiseren zijn, maar met name cultuur veranderingen veel meer moeite en doorzettingsvermogen vragen. De leidende vraag is: Hoe zien de betere sociale relaties er uit?

 

(9) Veranderpad: Hierbij gaat het om de daadwerkelijke verandering van zowel de technische- als de sociale aspecten. Om dit te realiseren zullen bepaalde krachten gemobiliseerd moeten worden. Het is belangrijk om langere tijd aandacht aan dit proces te geven. Het is mogelijk dat de stappen beoogde werkwijze en gewenst gedrag en veranderpad iteratief een aantal malen doorlopen worden. De leidende vraag is: Hoe verander je de waardestromen?

(10) Sturing en indicatoren: Hierbij gaat het om hert volgen van de veranderingen tijdens het veranderpad. Welke indicatoren geven aan hoe het veranderproces verloopt en kunnen gebruikt worden als signalering om, indien noodzakelijk, bij te sturen. Deze indicatoren kunnen behulpzaam gedurende het proces maar als het goed is ook lang daarna. De leidende vraag is: Hoe stuur je op waardetoevoeging?

(11) Structuur: Hierbij gaat het om het benoemen en vastleggen van de structuur, dit is inclusief de rollen van de verschillende medewerkers die nu beter gebalanceerd zijn. Door dit te bespreken en transparant te maken ontstaat er duidelijkheid. Door het proces worden als het goed is de talenten, ook de verborgen, van medewerkers beter benut. De leidende vraag is: Hoe organiseer je je waardevolle arbeidsrelaties?

(12) Verbeteren en (blijvend) vernieuwen: In deze 12de en laatste stap gaat het om het benoemen en implementeren wat nodig is wat nodig is om de waardestromen voortdurend te verbeteren, of wel een proces van continuous improvement te installeren. De leidende vraag is: Hoe verbeter je de waardetoevoeging voortdurend?

 

Samenvatting: Het succesvol doorlopen van een veranderingsproces is niet altijd even eenvoudig. Een aantal elementen kan relatief eenvoudig worden vastgesteld zoals: Relevante belanghebbenden, Strategische organisatie doelen, Procescriteria vanuit de klant en Sleutelprocessen. Ingewikkelder wordt het bij het bepalen van de huidige knelpunten en beoogde werkwijze. Heel erg ingewikkeld wordt het als het Ongewenste gedrag en Gewenste gedrag in beeld moet worden gebracht. Ook ingewikkeld is het bepalen van het Veranderpad. Dit pad is een pad vol onzekerheden, niet alleen het technische proces gaat anders maar ook de sociale relaties. De kans op een terugval hierbij is groot en staat daarmee het suces van het veranderproces serieus in de weg.

 

 

Het in beeld brengen van ongewenst gedrag is in een veranderingsproces erg belangrijk. Bijna altijd betekent een veranderingsproces ook een aanpassing in de cultuur en dus het samenspel. Dit het aanpassen van het samenspel is complex omdat het de balans kan, en zal, verstoren. Serious gaming kan helpen om op een veilige manier het gedrag in beeld te krijgen en de gewenste en de ongewenste componenten bespreekbaar te maken. Tegelijkertijd kan serious gaming ook helpen om het veranderpad vorm te geven.

 

Als een groep aan de slag gaat met een serious game dan kan de groep niet veel anders dan de groep zijn. Hoewel de situatie nieuw is, is de groep gewend om problemen op een bepaalde manier op te lossen. Dit heeft te maken met de samenstelling van de individuen maar ook met de onderlinge relaties en samenwerkingen. Tot op zekere hoogte zijn deze vast en kan als een groepscultuur gezien worden. Door de groep in een serious game te plaatsen wordt de groepscultuur versneld zichtbaar. Deze zichtbaarheid is voor buitenstaanders maar zeker ook voor de groepsleden zelf. Naar aanleiding van de game kan hierover gereflecteerd worden. De groep kan zelf de gewenste en ongewenste componenten benoemen. Ook kan de groep bij het ervaren en testen van verandering de game te gebruiken om te ervaren hoe de nieuwe dynamiek werkt, daar succes boeken en daardoor meer zelfvertrouwen krijgen.

 

De kracht van serious gaming als add-on op het procescanvas is dat het storende gedrag veel beter zichtbaar maakt en helpt om het gewenste gedrag versneld op te bouwen. Het is deze gedragslaag die in veranderingsproces de mate van succes bepaald!