Pull planning, lean planning en serious gaming

15 apr 2020

Auteur: Bernoud A.J. Jonker MBA

Plannen betekent vooruit kijken en op basis van de best beschikbare informatie te bepalen wanneer activiteiten het best uitgevoerd kunnen worden. De planning is maar een papieren plan, het lastige is dat er tijdens de uitvoering afwijkingen kunnen optreden. Op basis hiervan kan de planning worden bijgesteld en kan er, bij voorkeur vroegtijdig, worden vastgesteld of de planning eerder dan verwacht of later dan verwacht gereed zal zijn. Planning biedt een aantal zekerheden, maar neemt ook inflexibiliteit met zich mee. LEAN helpt organisaties de effectiviteit te verhogen, maar LEAN biedt niet in alles situaties een passende oplossing. Toch blijft het ook voor een planningsproces interessant om te kijken hoe dit LEAN gemaakt kan worden waardoor er een betere effectiviteit ontstaat maar ook meer flexibiliteit.
 
Een methodiek die steeds meer belangstelling krijgt is het "Pull-Plannen". Kort gezegd is dit een LEAN manier van plannen waar in de bouw volop mee geëxperimenteerd wordt. Bij het bouwen van individuele huizen of complete bouwprojecten is er altijd sprake van een bepaalde volgordelijkheid die uitstekend in een planning gevat kan worden. Het meest lastige van deze benadering van plannen is dat er weinig ruimte is voor flexibiliteit. 
 
Om de flexibiliteit te verhogen is het interessant om naar LEAN te kijken. Net als het LEAN concept komt ook het Pull-Plannen bij Toyota vandaan. Belangrijke onderdelen van deze planningmethodiek zijn teamwork en visueel management. Hierbij wordt focus gezet op het elkaar beter begrijpen en eigen verantwoordelijkheid. Door meer autonomie in te bouwen wordt het onderling vertrouwen vergroot en wordt de team prestatie verhoogd. De overstap naar Pull-Planning is uitdagend en neemt een aantal onzekerheden met zich mee. Dat zijn in de praktijk vaak lastige drempels die de overstap tegenhouden of het succes ervan serieus kunnen belemmeren.
 
Waarom pull-plannen?

Projecten staan er berucht om dat ze uit de tijd lopen. Een van de hoofdoorzaken is de traditionele manier van plannen. Pull-plannen is gericht op het faciliteren van de communicatie om onderlinge afhankelijkheden op te vangen. Het zorgt voor een degelijk en gedragen plan, waarvan men weet dat men het daadwerkelijk kan uitvoeren.

Projecten kunnen met behulp van pull-plannen 100% op tijd worden opgeleverd. Daarmee heeft het automatisch een nivellerende werking (heijunka), namelijk het voorkomen van ongeplande overlap. Bovendien worden de doorlooptijden steeds korter, waarbij 40% sneller (met betere kwaliteit) geen uitzondering is. Let wel dat deze prestaties het resultaat zijn van een integrale lean-aanpak, waaronder langetermijnsamenwerking met leveranciers, en niet alleen door te lean-plannen!

Een van de problemen met de traditionele manier van plannen is dat deze veelal eenzijdig worden opgesteld, bijvoorbeeld door de projectleider of een centraal planningsorgaan. Daarmee scheiden ze verantwoordelijkheid van uitvoering en kennis van feedback, met alle gevolgen van dien. Een ander probleem is de visuele kracht van planningspakketten. De gemaakte planningen zien er zo strak uit dat ze daarmee automatisch geloofwaardig lijken (schijnzekerheid), waardoor medewerkers deze niet meer durven tegen te spreken. Terwijl dat juist wel moet!

Hoe werkt pull-plannen?
 
Bij Pull-planning plant iedereen zijn eigen werk. In een standaard planningsproces is het de planner die voor de anderen de planning maakt. De planner kan een kundig persoon zijn, de gene die het werk moet uitvoeren is echter een betere expert. Een door een planner gemaakte planning heeft dus meer onzekerheden, de kans dat het fout gaat neemt toe. Dit maakt het voor de uitvoerende makkelijker om zich minder verantwoordelijk te voelen. Bij Piull-Planning zijn alle partijen betrokken, inclusief leveranciers.

Het pull-plannen werkt in 3 stappen: Stap 1: Gezamenlijk beeld, Stap 2: Visuele weergave, Stap 3: Bijsturen planning:
 
 

Deze 3 stappen worden nu in meer detail toegelicht.
 
Stap 1: Gezamenlijk beeld
 
Een belangrijke eerste stap is dat er bij de start een gezamenlijk beeld wordt gecreëerd. Dit kan door het hele proces heen te lopen met korte vooral visuele toelichting (geen presentaties!). De presentaties moeten zoveel mogelijk uitgevoerd worden door de personen die ook daadwerkelijk een bijdrage gaan leveren aan de uitvoering. Hierdoor wordt het persoonlijk en zal het gevoel van verantwoordelijkheid toenemen.
 
Stap 2: Visuele weergave
 
Bij pull-plannen wordt het hele project opgedeeld in logische en te overziene delen. Omdat iedereen bij het planningsproces betrokken is is het belangrijk dat het planningsproces flexibele is, dit kan bijvoorbeeld door gebruik van post-its. Bij de uitwerking van de planning werken de teamleden hun eigen onderdeel in meer detail uit, ook gaan ze in overleg met anderen om onderling te optimaliseren. Dit resulteert allereerst in een betere onderlinge communicatie, maar ook in een verbeterde afstemming en daarmee een optimale totaal planning. Deze optimaliseringsslag zal zich eerder in een verkorting resulteren. Er zijn situaties waar wel 40% besparing is gerealiseerd.
 
Stap 3: Bijsturen planning
 
Het blijft een planning, bij de uitvoering kunnen er onverwachte situaties optreden. Afwijkingen die effect hebben op de planning kunnen eenvoudig worden vastgesteld. Dit kan door een dagelijks overleg waarbij de actuele situatie wordt doorgenomen en afwijkingen worden benoemd. Vervolgens kan, in onderling overleg, de gewenste oplossing en bijsturing worden bepaald en besloten. Ook is het belangrijk om de oorzaak van de vertraging te achterhalen en te bedenken hoe dit in de toekomst voorkomen kan worden.
 
Pull-planning en serious gaming
 
Er zijn verschillende manieren om pull-methodieken te implementeren, met ieder eigen voor- en nadelen:

Discussie
 
Voordat pull-planning kan worden ingevoerd is het noodzakelijk om dit te bespreken. In de discussie is de kans groot dat, ondanks het feit dat het voor betrokkenen een positieve uitdaging is, er allereerst weerstand naar voren komt. Dit is logisch omdat de nieuwe aanpak radicaal anders is en veel onzekerheden met zich mee neemt. Iedereen wil het graag goed doen 
 
Ervaren en leren door middel van een theoretische oefening
 
Een stap beter dan een discussie is om de uitvoering van pull-planning in een theoretische simulatie te oefenen. De deelnemers kunnen vooraf hun onzekerheden aangeven en hiermee gaan experimenteren. Na afloop kunnen deze onzekerheden geëvalueerd worden. Het voordeel van deze aanpak is dat de deelnemers een beter begrip van de methodiek krijgen en hun vaardigheden kunnen testen en daarmee de onzekerheden verlagen.

 
Ervaren en leren door middel van serious gaming 
 
Een stap beter dan een discussie is om de uitvoering van pull-planning in een praktische simulatie te oefenen. De deelnemers kunnen vooraf hun onzekerheden aangeven en hiermee gaan experimenteren. Na afloop kunnen deze onzekerheden geëvalueerd worden. Het voordeel van deze aanpak is dat de deelnemers een beter begrip van de methodiek krijgen en hun vaardigheden in een realistische maar nog steeds veilige omgeving kunnen testen en daarmee de onzekerheden verlagen.

Ervaren en leren in de praktijk
 
De meest realistische benadering is om uitvoering van pull-planning in een praktische simulatie te oefenen. De deelnemers kunnen vooraf hun onzekerheden aangeven en hiermee gaan experimenteren. Na afloop kunnen deze onzekerheden geëvalueerd worden. Het voordeel van deze aanpak is dat de deelnemers een beter begrip van de methodiek krijgen en hun vaardigheden kunnen testen en daarmee de onzekerheden verlagen. Het nadeel van deze benadering is dat de praktijk geen veilige omgeving, fouten maken is dan geen optie meer!

Serious gaming zoals de Operations Simulation game is een perfecte manier om een vernieuwde methodiek als pull-planning te ervaren en vaardigheden te ontwikkelen.

Voeg een reactie toe

(c) 2005-2020  JBMS Serious gaming - De kracht van beleving